Alle wichtigen Details zur E-Rechnungspflicht 2025
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Die E-Rechnungspflicht 2025: Wichtige Informationen für Kleinunternehmer, Freiberufler und Selbständige
Was dich erwartet:
Seit dem 01. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland für alle Unternehmen im B2B-Bereich.
Alle Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt E-Rechnungen empfangen und archivieren können.
Einige Unternehmen (auch Kleinunternehmer) und spezielle Rechnungsarten sind von der E-Rechnungs-Pflicht (vorerst) ausgenommen.
Eine normale PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Ein PDF entspricht nicht der gesetzlichen Definition einer E-Rechnung.
Die Einführung der E-Rechnung geht auf die Initiative der Europäischen Union zurück, um den elektronischen Geschäftsverkehr zu fördern und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
Vor der Einführung dieser Norm verwendeten verschiedene Länder und Unternehmen unterschiedliche Formate für elektronische Rechnungen. Das führte zu Inkompatibilitäten und erschwerte den grenzüberschreitenden Handel.
Ziel ist es, den grenzüberschreitenden Austausch von E-Rechnungen in Europa zu vereinfachen und zu harmonisieren.
Mit dem Beschluss für das Wachstumschancengesetz (27. März 2024; BGBl I 2024 Nr. 108) hat der Gesetzgeber die Einführung der E-Rechnung beschlossen. Deutschland folgt damit dem Beispiel anderer EU-Mitgliedstaaten sowie einiger Drittländer, die eine E-Rechnung bereits zum Standard für Abrechnungen im Geschäftsverkehr machen.
Zunächst einmal muss man sich an neue Begriffsdefinitionen gewöhnen: Ab 01. Januar 2025 wird nur noch zwischen elektronischen Rechnungen (in der Gesetzesbegründung auch als E-Rechnungen bezeichnet) und sonstigen Rechnungen unterschieden.
Schätzungen der EU-Kommission und des Bundesfinanzministeriums prognostizieren durch die Einführung der obligatorischen E-Rechnung jährliche Steuereinnahmen von über zehn Milliarden Euro.
Dies liegt daran, dass der elektronische Rechnungsaustausch eine direkte Vorsteuerabzugskontrolle durch die Finanzverwaltung ermöglicht. Somit könnte die in Deutschland bestehende Umsatzsteuerlücke durch Vorsteuerabzugsbetrug und andere Steuervermeidungspraktiken geschlossen werden.
Die Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft nur steuerbare Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmern (B2B), unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein.
Das Bundesfinanzministerium veröffentlichte mit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 Einzelheiten über die zukünftige Umsetzung der E-Rechnung im unternehmerischen Alltag und geht auf Fragen zur Rechtsanwendung ein.
Durch das Jahressteuergesetz 2024 (JStG 2024) werden mit Wirkung zum 01. Januar 2025 Kleinunternehmer künftig ausdrücklich von der Ausstellung von E-Rechnungen befreit.
WICHTIG: Die Empfangspflicht für E-Rechnungen ab 01. Januar 2025 bleibt bestehen.
Ob Vereine E-Rechnungen ausstellen müssen, hängt von ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit ab. Wenn sie im B2B-Bereich wirtschaftlich tätig sind, gilt für sie seit dem 01. Januar 2025 die E-Rechnungspflicht. Wenn sie ausschließlich gemeinnützige Tätigkeiten ohne wirtschaftlichen Bezug ausüben, sind sie nicht betroffen.
Bis Januar 2028 gibt es einige Übergangsregelungen, die den Umschwung im Rechnungsmanagement erleichtern sollen.
Wichtig ist die Einhaltung der geforderten Formate wie XRechnung, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen und die europäische Norm EN16931 erfüllen.
Ab dem 1. Januar 2025 sind nicht konforme Formate – etwa einfache PDFs ohne XML-Daten – nicht mehr zulässig, es sei denn, der Empfänger stimmt ausdrücklich zu. Die Ausstellung von Papierrechnungen bleibt nur in Ausnahmefällen möglich – etwa bei Transaktionen außerhalb des B2B-Sektors – und wird mittelfristig weiter eingeschränkt.
Ab 2025 für alle: Verpflichtung elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
Die Zustimmung des Rechnungsempfängers zum neuen Format ist nicht notwendig.
Sofern ein inländisches Unternehmen als Rechnungsaussteller die oben genannten Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen inländische unternehmerisch tätige Rechnungsempfänger bereits ab 01. Januar 2025 in der Lage sein, nach den neuen Vorgaben elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
Auch Unternehmen mit ausschließlich Privatkunden oder Kleinunternehmer ohne Ausweis der Umsatzsteuer auf der Rechnung sollten sicherstellen, dass zumindest der Empfang der E-Rechnung ermöglicht werden kann.
Das betrifft Betriebe unabhängig von Größe, Branche oder Rechnungsaufkommen. Selbst Einzelunternehmer oder Kleingewerbetreibende sind dazu verpflichtet, ihre Buchhaltungsprozesse entsprechend anzupassen, um rechtskonform zu bleiben.
Der Empfänger muss sicherstellen, dass er die technischen Voraussetzungen für den Empfang solcher Rechnungen erfüllt, wie etwa ein geeignetes E-Mail-Postfach oder eine Software zur Verarbeitung der strukturierten Datenformate (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD). Unternehmen benötigen daher eine GoBD-konforme Software. Die Software muss sicherstellen, dass alle steuerrelevanten Daten ordnungsgemäß erfasst, unveränderbar gespeichert und nachvollziehbar dokumentiert werden.
Fakt: Es gibt keine Übergangsfrist für den Empfang von E-Rechnungen.
Bis Ende 2026: Weiterhin Abrechnung über Papierrechnungen und mit Zustimmung des Empfängers in anderen elektronischen Formaten möglich.
Für vor dem 01. Januar 2027 als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen besteht keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.
Bis Ende 2027: Weiterhin Abrechnung über Papierrechnungen und mit Zustimmung des Empfängers in anderen elektronischen Formaten möglich, wenn Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmens im Vorjahr maximal 800.000 € Oder: Verwendung von EDI-Rechnungen, auch wenn Rechnungsdaten nicht automatisch extrahierbar.
Ab 2028: Für alle verbindlich!
Es ist von Vorteil, frühzeitig auf konforme E-Rechnungssysteme umzurüsten, um langfristig effizient und regelkonform arbeiten zu können.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird – und die automatisch und elektronisch verarbeitet werden kann.
Dieses Format muss entweder der europäischen Norm (Norm EN 16931) für die Rechnungsstellung gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU entsprechen oder kann auch zwischen Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden, wenn sich die USt. und die zugehörigen Daten richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der Norm EN 16931 entspricht oder mit ihr interoperal ist.
Die Norm EN 16931 ist der europäische Standard, der den Datenaustausch von E-Rechnungen im Geschäftsverkehr in der EU regelt. Sie legt die Anforderungen an ein einheitliches, strukturiertes elektronisches Rechnungsformat fest.
Die Norm definiert das semantische Datenmodell der E-Rechnung, das heißt, sie legt fest, welche Daten in einer elektronischen Rechnung enthalten sein müssen und wie diese strukturiert sein sollen.
Dazu gehören Informationen wie:
Die Norm basiert auf dem XML-Format und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen in einer einheitlichen Weise bereitgestellt werden, unabhängig vom Rechnungssteller oder Empfänger.
Das heißt im Klartext:
ab 2025 gilt: die E-Rechnung muss ein bestimmtes Format haben. Entsprechen digitale Belege nicht diesen Vorgaben, sind das keine E-Rechnungen!
Andere, nicht nach der genannten Norm strukturierte Formate wie beispielsweise “.tif”, “.jpeg”, “.docx” eignen sich zwar für eine digitale, bildhafte Darstellung der Rechnung, erfüllen aber nicht die Anforderungen an die automatisierte Weiterverarbeitung.
Erfüllt werden die Formatanforderungen aktuell zum Beispiel von der XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format, einer Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei.
Diese Merkmale unterstützen die automatisierte Verarbeitung im Rechnungswesen und tragen zur Effizienzsteigerung bei.
Sonstige Rechnungen sind Papierrechnungen und sonstige Rechnungen im elektronischen Format (PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder E-Mails), die die neuen Anforderungen an E-Rechnungen nicht erfüllen.
Wichtig: Eine im PDF-Format ausgestellte Rechnung gilt demnach ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung, sondern als sonstige Rechnung!
Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen beispielsweise …
Alternativ steht es Unternehmen frei, zur Erstellung und / oder Übermittlung von E-Rechnungen einen externen Dienstleister zu beauftragen.
In diesem Fall hat jedoch der leistende Unternehmer sicherzustellen, dass der externe Dienstleister die Einhaltung der sich aus dem Umsatzsteuergesetz ergebenden formalen Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Rechnung gewährleistet.
Bei einer fehlerhaften E-Rechnung muss der Unternehmer den Ersteller kontaktieren. Selbst korrigieren darf der Empfänger die E-Rechnung nicht, da sie dann ungültig wird.
Der Ersteller sollte die fehlerhafte Rechnung stornieren und eine korrigierte Rechnung ausstellen. Eine neue E-Rechnung muss den ursprünglichen Fehler eindeutig und nachvollziehbar korrigieren.
XRechnung (nur Daten) ZUGFeRD-Rechnung (Daten + PDF)
u.U. auch EDI (elektronischer Datenaustausch).
Europäische Rechnungsformate wie
• FatturaPA (Italien)
• Factur-X (Frankreich)
• oder Peppol-BIS (europäische Standard für den grenzüberschreitenden Austausch)
ZUGFeRD ist die Abkürzung für:
Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland.
Als hybrides Format verbindet es ein maschinenlesbares XML-Datenpaket mit einem klassisch lesbaren PDF-Dokument.
Die Rechnungen bestehen aus:
• für das menschliche Auge lesbarer PDF-Datei und
• einheitlich strukturierter elektronischer XML-Datei (für das Einspielen ins Rechnungswesen)
Es eignet sich für den Einsatz im B2B- und B2C-Bereich und deckt zahlreiche Szenarien ab. Die klare Struktur des XML-Formats erleichtert die automatisierte Verarbeitung und spart sowohl Zeit als auch Ressourcen.
Gleichzeitig bleibt das PDF-Dokument für händische Überprüfungen verfügbar, ideal für Unternehmen mit gemischten Anforderungen.
Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht auf den ersten Blick wie eine normale PDF-Rechnung aus. Der Unterschied liegt jedoch darin, dass in der PDF-Datei zusätzlich ein maschinenlesbarer XML-Datensatz eingebettet ist, der alle Rechnungsinformationen strukturiert und standardisiert enthält.
Auch die Archivierung erfolgt elektronisch und entsprechend der GoBD-Vorschriften:
• Etwa in speziellen Archivierungssystemen oder innerhalb einer Buchhaltungssoftware.
• Änderungen müssen dokumentiert und eine manipulationssichere Speicherung garantiert werden.
• Die gängigen Tools sorgen für eine GoBD-konforme Buchhaltung. Das ist möglich, weil E-Rechnungen mit Sicherheitsfunktionen ausgestattet sind (Authentifizierung & Verschlüsselung)
Für die Langzeitarchivierung gelten die gleichen Anforderungen wie für Papierrechnungen, Rechnungen und Rechnungsunterlagen: 8 Jahre (ab 2025).
Wie unterscheiden sich diese Formate in den Bereichen Erstellung, Übermittlung, Verarbeitung und Archivierung? Die Übersichtstabelle hilft dir, die Vor- und Nachteile besser zu verstehen.
(Quelle: Unterschied zwischen Papier- und E-Rechnung: https://www.e-rechnung-bund.de/e-rechnung/unterschied-zwischen-papier-pdf-und-erechnung)
Folgende beliebte Software-Tools sind bereits vollständig auf die E-Rechnung vorbereitet:
Ja, man kann normale PDF-Rechnungen in E-Rechnungen umwandeln.
Das erfordert allerdings spezielle Software, die die Daten aus der PDF extrahiert und in ein elektronisches Format wie XRechnung oder ZUGFeRD umwandelt. Während die XRechnung ausschließlich aus maschinenlesbaren XML-Daten besteht, kombiniert ZUGFeRD diese Daten mit einer visuellen PDF-Darstellung, was sowohl maschinelle Verarbeitung als auch manuelles Lesen erlaubt.
Die Umwandlung einer PDF in eine E-Rechnung ( XRechnung oder ZUGFeRD ) erfolgt am einfachsten mit spezialisierten Tools wie DATEV, Lexware, Fastbill, sevDesk oder Papierkram.
Neben rein rechtlichen Strafen können auch geschäftliche Nachteile entstehen. Unternehmen könnten u.U. ohne die Fähigkeit, eine E-Rechnung auszustellen oder zu empfangen, aus Geschäftsbeziehungen ausgeschlossen werden.
Bei Verstößen gegen die E-Rechnungspflicht können folgende schwerwiegende Konsequenzen eintreten:
Bußgelder: Unternehmer, die nicht in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen oder auszustellen, können mit Bußgeldern belegt werden. Die Höhe dieser Strafen richtet sich nach den geltenden steuerrechtlichen Vorschriften.
Steuerliche Sanktionen: Rechnungen, die nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, können möglicherweise nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden.
Vertrauensverlust: Kunden und Geschäftspartner könnten das Unternehmen als unprofessionell wahrnehmen, wenn es den gesetzlichen Anforderungen nicht gerecht wird.
Falls du noch keine Software für deine Buchhaltung nutzt, bietet die Umstellung auf die E-Rechnung eine gute Gelegenheit, diesen Schritt jetzt nachzuholen.
Viele der Softwarelösungen bieten nicht nur gesetzeskonforme Rechnungsformate, sondern auch umfassende Funktionen wie Sammelrechnungen, Mahnwesen, Lagerbestandsführung, Zahlungserinnerungen, Auftragsbestätigungen und Buchhaltungsfunktionen sowie die direkte Anbindung an ELSTER.
Diese digitalen Tools vereinfachen administrative Prozesse, reduzieren Fehler, automatisieren wiederkehrende Aufgaben und sorgen für eine effizientere Buchhaltung, was letztlich auch Zeit und Kosten spart.
Für Freiberufler und Selbständige, die nur hin und wieder Rechnungen schreiben müssen, sind die kostenfreien Basis-Tools wie PDF24 oder die WISO MeinBüro eine gute Möglichkeit, den neuen Gesetzesvorgaben gerecht zu werden.
Sicherheit: Da Rechnungen sensible Informationen enthalten, sollte die Software oder die Plattform hohe Sicherheitsstandards einhalten und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
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