"All-in-one Workspace"
Notion.so ist ein SaaS-Tool,
das mehrere Produktivitätstools und Funktionen in sich vereint.
Notion sieht sich selbst als ein "All-in-one Workspace" und möchte für mehr Klarheit und Simplizität auf den Desktops der modernen User sorgen.
Die wahre Power von Notion sind die Datenbanken und die Möglichkeit, Daten miteinander zu verknüpfen.
PDF-Massenexport; Erweiterte Seitenanalysen;
90 Tage Versionsverlauf; Lade 250 Gäste ein;
Beinhaltet die unbegrenzte Nutzung von:
Q&A: Erhalte umgehend Antworten auf deine Fragen.
Autofill: Nutze Einblicke aus Hunderten von Seiten auf einmal.
Writer: Brainstorming für neue Ideen und erste Entwürfe.
» Notion KI
( kann ersetzen: ChatGPT & Co. )
Die Funktionen der KI-Assistenz geben der AI die Richtung für die Tonalität und Struktur vor. Je nachdem, was für einen Inhalt man schreiben möchte, setzt sich der Text anders zusammen.
Neu in Notion 2.35: Einführung von Q&A.
Q&A von Notion-Kl gibt dir sofortige Antworten, indem es alle Informationen in deinem Workspace versteht.
» Team Wiki
( kann ersetzen: Confluence, GitHub Wiki )
Verwandele dein Stammwissen in leicht zu findende Antworten.
» Notizen & Dokumente
( kann ersetzen: Evernote, Google Docs )
Füge jede Art von Inhalt hinzu.
» Notizen lassen sich auch mit individuellen Eigenschaften versehen, wie Erstellungsdatum, Tags oder einem Team-Mitglied, den Du verlinken möchtest.
» Zusammenarbeit in Echtzeit
Arbeite allein, lade einen einzelnen Teamkollegen ein oder teile Dokumente mit Deinem gesamten Unternehmen.
Kommentiere überall, um eine Diskussion zu beginnen. Erwähne deine Mitarbeiter, wenn Sie Input benötigen.
» Programmiercode darstellen.
Unterstützt werden unter anderem JavaScript, HTML, Ruby, Python C++ und viele weitere.
» Und es gibt unzählige Seiten-Vorlagen,
sog. Templates für alle nur erdenklichen Bereiche mit verschiedenen Inhaltstypen.
Die Notion-Community ist weltweit sehr aktiv, indem sie für verschiedene Anwendungsfälle ebenfalls eigene Templates beisteuert, die andere für sich selbst importieren und individuell anpassen können.
Ich kenne kein anderes Tool, was über eine so große Anzahl an Vorlagen, Templates und Add-ons verfügt!
» Updates ...
Ja und zwar regelmäßig. Und es kommen bei fast jedem Update neue Features hinzu.
Letzte Updates von Notion: www.notion.so/releases
» Formatierung mittels Markdown möglich
» Fortschrittsbalken
Zeige deine Zahlenwerte als Fortschrittsbalken oder Ringe an.
» Datenbanken in Notion
In Notion legst Du Deine Daten in Form von Tabellen, Listen, Kanban-Boards, Kalender oder Kacheln an. Für welche Form der Datenbank Du Dich zunächst entscheidest, ist völlig egal, denn Du kannst jederzeit die Ansicht ändern.
So kannst Du beispielsweise aus einer Tabelle ein Kanban-Board erstellen. Du kannst dann in der Datenbank-Tabelle eigene Properties festlegen. Das können einzelne Tags sein, eine Multi-Select Auswahl, Datum oder ganze Formeln.
Mit der Filterfunktion kannst Du zusätzlich die einzelnen Properties ein- und ausblenden, abhängig davon, welche Zeiträume oder spezifische Daten Du abbilden willst.
Jede Datenbank und jede Kopie davon, die Du erstellst, kannst Du beliebig in jede andere Seite/Page einbinden. Dabei kannst Du auch immer über die jeweilige Ansicht entschieden. Die Ansichten greifen immer auf den zentralen Datensatz zu. Änderst Du etwas an einzelnen Daten, beispielsweise den Titel – egal in welcher Ansicht und in welcher Kopie der Datenbank – sind diese Daten auch überall verändert.
» Die fehlende Hälfte von Slack:
Zu viele Erkenntnisse gehen in Slack verloren?
NOTION ist das Langzeitgedächtnis deines Teams.
» Notion Calendar
Verwalte deine Zeit und deine Aufgaben an einem Ort.
Synchronisiere deine Notion-Datenbanken, um Fristen und Zeitpläne neben deinen Kalender-Einträgen anzuzeigen und zu aktualisieren.
Neu 8-2024:
» Notion Charts
(Balken-, Linien- und Kreis-Diagramme)
Im August 2024 wurde ein neues Feature in Notion veröffentlicht, womit es nun eine Möglichkeit gibt, innerhalb von Notion, Diagramme aus deinen Notion Datenbanken zu erstellen.
Notion ist ein SaaS-Tool, das mehrere Produktivitätstools und Funktionen in sich vereint.
Es gibt mittlerweile eine komplexe Flut im Netz aus Tools, Anwendungen und digitalen Diensten, die uns alle produktiver machen sollen. Jeder braucht plötzlich eine Aufgabenliste ( ToDoist, Things ), einen Dateimanager ( box, Dropbox, Google Drive ) und ein Notizwerkzeug ( AFFiNE, Craft, Evernote, Dropbox Paper, Bear oder OneNote ). Vielleicht nutzt Du auch noch ein Projektplanungstool ( Trello, Asana, Meistertask u. andere ) oder ein Tool für Deine Teamkommunikation ( Slack u.a ).
Notion ist quasi ein Mix aus den vorgenannten. Von der Funktionalität ist es Evernote & Co sogar weit überlegen ( vom Design eher nicht ).
Notion funktioniert wie eine Art Baukastensystem, das man als Produktivitäts- und Organisationstool für viele unterschiedliche Aufgaben nutzen kann.
Notion gibt es bereits seit 2018. Gegründet in den USA, hat sich Notion schnell zu einem Favoriten unter vielen verschiedenen Kategorien entwickelt.
Große Unternehmen wie Adobe, Capgemini, IBM, Pixar, NIKE, Samsung, loom, verizon, Figma, duolingo und McDonald's nutzen es täglich, um ihre wichtigen Aufgaben und Projekte im Auge zu behalten.
Notion ist ein unglaublich vielseitiges Tool, das sich an alle deine Bedürfnisse anpassen lässt. Ganz gleich, ob du Projekte verwalten, Inhalte planen, Notizen organisieren oder deine persönlichen Ziele im Auge behalten möchtest - Notion kann alles.
Ich verwende es zum Beispiel, um meine Inhalte zu organisieren, für meine Aufgaben, Projekte, Finanzen und Ziele. Es ist meine erste Anlaufstelle für alles – und ich benutze es schon seit über 3 Jahren.
Du kannst Dir mit Notion ganz individuelle Workspaces mit unterschiedliche Funktionen und Integrationen einrichten. Angefangen von einfachen Notizen über Aufgaben, To-Do-Listen, Wikis, Datenbanken und Tabellen, eignet sich Notion besonders für die Bereiche Produktplanung, Engineering, HR, Design, Sales und Marketing. Das Tool soll nicht nur als Notizprogramm, sondern eher als Werkzeug zur Organisation dienen. Und das kann es gut.
Content Blocks
Notion arbeitet mit sogenannten "Blocks". Jeder Block beinhaltet verschiedenste Arten von Content. Beispiele für einfache Blöcke sind Texte, Absätze, Überschriften, Bilder, To-Do-Listen, Toggles und sogar Formeln.
Komplexere Blöcke können Tabellenkalkulationen, Listen, Datenbanken oder auch Kanban-Boards, Timelines und Kalender sein. Auch Medien wie Video, Audio, Google Map können direkt in einem Block eingebettet werden.
Web Bookmarks ( Internet-Adressen ) lassen sich in verschiedener Weise in einem Block darstellen. Ein Block kann auch externe Dokumente wie eine PDF, Google Docs und viele weitere Integrationen ( u.a., Figma, twitter, GitHub, Abstract, Invision, Framer, Miro, Loom, Typeform, ... ) enthalten.
Mit einer "Page" ( Seite ) kannst Du all diese Blöcke leicht zu einem zusammenhängenden Dokument zusammenfassen. Die Seiten lassen sich dann untereinander verlinken.
Datenbanken und Tabellen können untereinander verknüpft werden - unabhängig davon, auf welcher Seite sich diese befindet. Änderungen an den Datenbankeinträgen werden dann automatisch auf allen Seiten ( Pages ) synchronisiert.
Du kannst mit Notion für jede Seite eigene wiederverwendbare Vorlagen erstellen, die dann mit einem Maus-Klick in die Seite eingefügt wird.
Wenn Du die Struktur einmal verstanden hast, sind den daraus resultierenden Werkzeugen und Arbeitsabläufen, die Du erstellen kannst, keine Grenzen gesetzt.
Quick-Tipp:
Es lassen sich einzelne Seiten in Notion öffentlich machen - als individuelle Webseite oder Kontaktseite.
Bsp.: Getting Start - Tutorial of Tyle: notion.so/Getting-Start-Tutorial-of-Tyle...
Bei den umfangreichen Funktionen - insbesondere bei den Datenbank-Funktionen - ist wohl auch eine längere Einarbeitungszeit erforderlich. Wer sich aber die notwendige Zeit nimmt, den erwartet ein sehr mächtiges und vielseitig einsetzbares Tool.
Preis: komplett kostenlos nutzbar für ein User.
Nur der Datei-Upload ist auf 5 MB begrenzt
und es können max. 10 "Gäste" eingeladen werden.
Wer mit größeren Dateien arbeitet kann die PLUS-Version für $10/Monat und User oder $96 pro Jahr und User nutzen.
Dafür kannst du dann mit beliebig vielen Gästen arbeiten, hast kein Upload-Limit und du bekommst eine Version Historie von 30 Tagen.
Ab der PLUS Version können veröffentlichte Seiten ( Pages ) von Suchmaschinen indexiert werden. Diese PLUS-Version eignet sich auch für kleinere Teams.
Willst du mit größeren Teams arbeiten, kannst du auf die BUSINESS-Version upgraden.
Die kostet dann 15 $ pro User/Monat bei jährlicher Abrechnung oder 18 $ bei monatlicher Abrechnung.
Notion ist ein sehr umfangreiches und vielseitiges Tool, das es ganz lässig mit Konkurrenten wie Evernote, Trello, Meistertask, Confluence oder Slack aufnehmen kann. Mächtig wird das Tool beim Verknüpfen mehrerer Datenbanken.
Ich selbst arbeite seit Sept. 2020 mit Notion. Bei mir hat das Tool Evernote vollständig ersetzt. Evernote hatte ich aber auch nie als Dokumentenspeicher genutzt, sondern lediglich als Notizbuch und Recherche-Datenbank. Das etwas altbackene Design von Notion nehme ich für die umfangreicheren Funktionalitäten gerne hin. Mittlerweile habe ich mich auch daran gewöhnt.
Einzig aufpassen muss man wirklich, wenn man mit Kundendaten arbeiten will im Hinblick auf die DSGVO.
Die verschiedenen Anwendungsmöglichkeiten machen Notion vielseitig einsetzbar. Für Teams bietet es die Möglichkeit, ihre gesamte Arbeit an einem einzigen Ort zusammenlaufen zu lassen. Aus meiner Sicht nach ist Notion jedoch besonders für Selbständige/Freiberufler und kleine Teams bis max. fünf Personen optimal geeignet.
Einmal richtig eingerichtet kannst Du nicht nur Deine aktuellen Projekte und To-Do's managen, sondern auch E-Mails lesen, Notizen schreiben, Dateien ablegen, eine einfache CRM-Datenbank pflegen und dazu noch parallel an Deiner Roadmap für die persönliche Website arbeiten.
An der Stelle läuft Notion wirklich zur Hochform auf. Für das reine Projektmanagement oder auch für Abteilungen die via Kanban-Board ihre Projekte managen, eignen sich eher Tools wie Zenkit, Meistertask oder Trello aufgrund ihrer einfachen Funktionalität oder agilen Grundausrichtung.
Das wahre Potenzial von Notion zeigt sich erst, wenn Du ein paar Tage damit gearbeitet hast. Also Geduld ist angesagt. Nutze für deinen Einstieg die vielen unzähligen Templates die auch von der Community angeboten werden.
Das ist übrigens auch ein großer Vorteil. Notion wird wirklich weltweit eingesetzt und es git für fast jeden Anwendungsfall schon fertige Vorlagen und Templates. Viele davon meist kostenlos. Du findest auch in jedem Land und in jeder Sprache einen Experten der dir bei kniffligen Aufgaben gerne weiterhilft.
Da Notion ein echtes Multitalent ist, wird es schwer ein vergleichbares Tool zu finden, das einen ähnlichen Funktionsumfang bietet. Am ehesten kommen sog. Notiz-Programme wie Evernote oder MS OneNote an vergleichbare Funktionen. Denen fehlt dann allerdings die Datenbank-Funktionen.
Hier zunächst eine deutsche Alternative:
DSGVO-konforme Alternativen aus UK:
NEU (11-2022): Craft AI Assistant. Mit dem Craft AI Assistant können Sie Ihre Arbeit wirklich aufwerten. Er ist verfügbar, wann immer Sie ihn brauchen, und verwendet nur Informationen, die Sie proaktiv bereitstellen. Dies unterstützt Ihre Privatsphäre und hilft, Ihre Daten zu schützen (Video: youtu.be/pNjWmOb1x4I ).
Und jetzt die Alternativen aus Übersee:
by Evernote Corporation, USA
Der Platzhirsch für das Sammeln, Ordnen und Finden von Notizen, Dokumenten und Fotos in verschiedenen Formaten. Hatte zuletzt öfters mal Probleme mit dem Datenschutz!
Aber: auch hier tut sich was. Evernote wird wieder regelmäßig aktualisiert.
War für lange Zeit mein Favorit – bis ich NOTION kennen gelernt hab.
by Dynalist Inc., Canada
Obsidian ist eine leistungsstarke Wissensdatenbank, auf einem lokalen Ordner mit Markdown-Dateien im Klartext. Auch Obsidian erfordert eine gewisse Einarbeitungszeit.
Nicht meine Welt. Ich arbeite nicht gerne mit Markdown.
by Microsoft Corporation, USA
Halten Sie Gedanken, Entdeckungen und Ideen in Ihrem persönlichen digitalen Notizbuch fest - mit OneNote. Ich bin zwar kein Freund von Microsoft-Produkten, wer aber sowieso mit einem Windows-PC arbeitet, für den ist das eine gute Alternative.
by TOEVERYTHING PTE. LTD., Singapore
AFFiNE ist der All-in-One-Arbeitsbereich, in dem du alles schreiben, zeichnen und planen kannst.
Kombiniere die Leistung von Notion und Miro, um dynamische Notizen, Aufgaben, visualisierte Mindmaps und Präsentationen zu erstellen.
Alles, was du für Produktivität und Kreativität brauchst, ist hier!
AFFiNE ist ein quelloffener All-in-One-Arbeitsbereich
und ein Betriebssystem für alle Bausteine, aus denen sich deine Wissensbasis und vieles mehr zusammensetzt - Wiki, Wissensmanagement, Präsentation und digitale Assets.
Es ist eine Alternative zu Notion und Miro.
Gestalten, nicht anpassen.
Werkzeuge können deinen Lebensstil beeinflussen. AFFiNE wurde für Einzelpersonen und Teams entwickelt, denen ihre Daten wichtig sind, die sich nicht an einen bestimmten Anbieter binden wollen und die die Kontrolle über ihre wichtigsten Tools behalten möchten.
Affine ist offline-fähig und mit kleinen Einschränkungen völlig kostenlos nutzbar.
Hier noch ein paar einzelne Add-ons und Tools für Notion:
URL: www.thegist.so
Notion Workflows automatisieren. Mit Automatisierungen produktiver in Notion werden!
Dieses Tool hilft dir genau dabei und liefert dir zudem praktische Beispiele.
Mit Wunderpresentation kannst du im Handumdrehen schöne Präsentationen erstellen. Automatisch zusammengestellt aus deinem strukturierten (Notion-)Text. Erledigt den Designaufwand für dich. Kostenlos nutzbar!
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